Data migreren naar HubSpot: Gestructureerd en Doelgericht
Waarom een datamigratie noodzakelijk was
Carerix was jarenlang het hart van de operationele processen binnen Fellowfields. Maar de beperkingen werden steeds duidelijker. De data zaten opgesloten in een complexe structuur. En leverde veel te weinig mogelijkheden voor efficientere marketing, sales en service. Zo ontbrak het Fellowfield aan een helder overzicht, rapportages waren beperkten het systeem liet zich lastig koppelen aan marketingtools.
Gemiste kans voor FellowField: “We hadden goede data, maar we konden er steeds minder mee. Daarom stapten we over op HubSpot. Dit CRM is felxibel, geeft een gebruiksvriendelijke interface en kan CRM én ATS (Applicant Tracking System) samenbrengen in een systeem,” volgens het Fellowfields’ projectteam.
Zoek je een oplossing voor een wirwar aan recruitmentdata in een oud systeem? Lees dan ook ons eerdere artikel over het optimaliseren van recruitmentprocessen met HubSpot:
ATS Recruitment Automatisering met HubSpot
Van brondata naar bruikbare structuur
Een directe één-op-één conversie bleek onmogelijk. Daarom stelden we een custom mapping document opwaarin we elke dataset uit Carerix vertaalden naar een logisch equivalent in HubSpot. Het projectteam bracht structuur aan door data te scheiden in CRM-gegevens, vacatures, sollicitaties en notities. Voor complexere relaties werden custom objects aangemaakt.
Belangrijk hierbij was de volgorde van importeren: eerst bedrijven en contacten, daarna vacatures, sollicitaties en ondersteunende data zoals notities en bijlagen. Deze aanpak garandeerde dat relaties tussen gegevens behouden bleven — essentieel voor inzicht in klant- en kandidaatgeschiedenis.
Data klaar voor gebruik
We startten de migratie met een database-dump van 1,6 GB uit Carerix, gebaseerd op PostgreSQL, een standaard export was niet beschikbaar. Alles moesten we extraheren via SQL-queriesen daarna structureren in CSV-bestanden. Alsof je een archiefkast doorzocht zonder index: data waren ongestructureerd, versnipperd en onoverzichtelijk.
Na een intensief selectieproces bleef een set van 30 schone, bruikbare bestanden over. Door gericht te filteren en ruis te verwijderen, behielden we de essentie: relevante velden, concrete contactmogelijkheden en sollicitatiegegevens. Data en inzichten klaar om in HubSpot kansen te verzilveren.
Techniek: slim automatiseren en controleren
Om de hoeveelheid werk beheersbaar te houden kozen we voor een combinatie van bulkimport via CSV-bestanden en specifieke koppelingen via de HubSpot API. Vooral de API bleek waardevol bij het opnieuw leggen van relaties tussen objecten. Zo konden matches tussen kandidaten en vacatures exact worden overgenomen.
Daarnaast ontwikkelden we Python-scripts om:
- Foutieve of lege notities op te schonen
- Ontbrekende koppelingen te herstellen
- Data te controleren op consistentie en duplicatie
Een extra script zette we in als monitoringstool, waardoor nieuwe gegevens automatisch correct gekoppeld blijven — ook na de livegang.
Eerst testen, dan pas migreren
Kwaliteit stond centraal. Daarom werden alle stappen eerst getest in een HubSpot Sandbox-omgeving. Daar controleerden we of de velden correct waren gemapt, of relaties intact bleven, en of het systeem goed presteerde met de nieuwe gegevens. Speciale aandacht ging naar edge-cases zoals speciale tekens en lege velden.
Na de volledige import kreeg Fellowfields een testweek om het systeem zelf te doorlopen. Op basis van hun bevindingen hebben we nog enkele extra correcties uitgevoerd, zoals het verwijderen van overbodige lijsten en het optimaliseren van rapportages.
Resultaat: Bruikbare CRM-gegevens
De overstap naar HubSpot leverde een omgeving op waarin CRM- en ATS-data overzichtelijk én bruikbaar zijn. Alle historische relaties tussen kandidaten, klanten en vacatures zijn behoudenen. Met een realtime dashboards is het nu mogelijk om snel inzicht te krijgen in de status van kandidaten.
“We gingen van een statische database naar een systeem waarin de data een waarde had” De gebruiksvriendelijke opzet van HubSpot zorgde ervoor dat het team van Fellowfields snel zelfstandig aan de slag kon, met minimale training.
Overweeg je een datamigratie? Laat je begeleiden
Voor veel organisaties is de drempel om te migreren hoog. Begrijpelijk want het gaat om gevoelige, bedrijfskritische informatie. En het ontbreekt vaak aan tijd, kennis of middelen om het goed te doen.
Daarom begeleiden wij bedrijven als Fellowfields stap voor stap:
- We analyseren je huidige systeem en brengen de data in kaart
- We ontwerpen een op maat gemaakte datastructuur in HubSpot
- We voeren de migratie technisch uit via veilige processen
- En we testen, corrigeren en ondersteunen ook ná de livegang
Zonder technische kennis, mét maximale zekerheid en soepele samenwerking.
