Hoe Fellowfield met een ATS in HubSpot recruitment automatiseerde

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem nu contact op!

Efficiënt recruitment begint met een gestroomlijnd proces. Fellowfield stond voor de uitdaging om werving en selectie te optimaliseren, maar werkte met meerdere systemen die niet goed op elkaar aansloten. Dit leidde tot tijdverlies, inefficiëntie en onnodige kosten. Door een maatwerk ATS binnen HubSpot te bouwen, werd niet alleen het recruitmentproces versneld, maar kreeg het team ook meer inzicht in prestaties en kandidaten. Hoe heeft deze integratie hun manier van werken veranderd? Lees verder en ontdek hoe Fellowfield een efficiëntere, datagedreven recruitmentmachine werd!

De uitdaging: Van versnipperde systemen naar een gestroomlijnd proces

Voor een toonaangevende recruiter zoals Fellowfield is snelheid en precisie essentieel. De perfecte match tussen een kandidaat en een vacature vraagt om professioneel en snel anticiperen op kansen en behoeften. Toch liep Fellowfield tegen een grote uitdaging aan: het recruitmentproces verliep via meerdere systemen die niet goed op elkaar aansloten. Hierdoor raakten waardevolle data verspreid, nam de doorlooptijd toe en was er geen volledig overzicht van kandidaten en vacatures. Dit beperkte niet alleen de efficiëntie, maar ondermijnde ook de mogelijkheid om proactief de beste talenten te benaderen.

Een volledig geïntegreerd Applicant Tracking System (ATS) binnen HubSpot bood de oplossing. Hiermee kreeg Fellowfield meer controle over het recruitmentproces, verhoogde snelheid in matching en betere inzichten.

Waarom overstappen naar een ATS in HubSpot?

Fellowfield stelde duidelijke eisen aan het nieuwe systeem: snel en efficiënt kandidaten werven en matchen met openstaande vacatures, alle data binnen één platform beheren en geautomatiseerde processen voor vacature-alerts en forecasting benutten. Daarnaast waren gebruiksvriendelijke koppelingen met Outlook en LinkedIn essentieel. Een maatwerk ATS binnen HubSpot voldoet aan deze eisen en elimineerde de afhankelijkheid van externe tools. Dit resulteerde in een efficiënter proces en aanzienlijke kostenbesparingen op lange termijn.

Hoe is het ATS in HubSpot gebouwd?

Het nieuwe ATS werd volledig geïntegreerd binnen HubSpot CRM (Enterprise) en ondersteund door de Marketing, Sales, Services & Operations Hubs. Enkele belangrijke maatwerkoplossingen die we implementeerden:

Custom Objects: Kandidaten en vacatures zijn gestructureerd opgeslagen in aangepaste velden, wat een beter overzicht biedt. In de standaard HubSpot omgeving bestonden nog niet alle eigenschappen die voor deze casus relevant waren. Dit was op te lossen door het gebruiken van deze ‘Custom Objects’.
Automatische matching: Kandidaten worden direct gekoppeld aan relevante vacatures, waardoor recruiters minder handmatig werk hoeven te doen.
LinkedIn-integratie: Directe import van kandidaten naar HubSpot, wat de sourcing aanzienlijk versnelt.
Vacature-alerts: Automatische notificaties wanneer nieuwe kandidaten matchen met vacatures.
Sales Outreach Automation: Geautomatiseerde koude e-mailflows om passieve kandidaten te benaderen.

Dankzij deze aanpassingen kon Fellowfield sneller en efficiënter werken, zonder de noodzaak van externe tools.

Wat zijn de directe voordelen?

Het nieuwe ATS biedt Fellowfield meerdere voordelen:

Tijdswinst: Handmatige taken verminderen en matching versnelt.
Volledig inzicht: Data-gedreven beslissingen op basis van recruitmentprestaties.
Verbeterde kandidatenervaring: Eenvoudig profielbeheer en snelle updates.
Kostenbesparing: Centralisatie binnen HubSpot maakt externe tools overbodig.

Toekomstplannen en verdere optimalisaties

Na de succesvolle implementatie zijn er al nieuwe uitbreidingen gepland:

Matchen op afstand: Kandidaten koppelen op basis van reisafstand tot de vacature.
Focusgroepen: Potentiële kandidaten clusteren, zelfs zonder actieve vacature.
Opschalen van de cold sales-funnel om een breder kandidatenbestand te genereren.

Deze verbeteringen maken het ATS nog krachtiger en schaalbaarder, waardoor Fellowfield blijft groeien zonder in te leveren op efficiëntie.

Conclusie: Een gamechanger voor recruitment

Door de overstap naar een custom ATS binnen HubSpot heeft Fellowfield zijn recruitmentproces volledig getransformeerd. Meer snelheid, meer inzicht en een efficiënter systeem hebben niet alleen tijd en kosten bespaard, maar ook de kwaliteit van hun recruitmentproces aanzienlijk verbeterd. Dit succesverhaal bewijst hoe een strategische technologische keuze een groot verschil kan maken in de wereld van recruitment.