NOK Clinics had de wens om meer inzicht en overzicht te krijgen in hun processen en contacten. Met meerdere locaties en diverse systemen was het een uitdaging om alle informatie over aanmeldingen en intakegesprekken centraal te beheren. Daarom kozen ze ervoor om HubSpot stapsgewijs te implementeren, zodat elke afdeling kon profiteren van een single source of truth. Dit zorgde niet alleen voor een betere samenwerking, maar ook voor efficiëntere administratieve processen bij het eerste contact en de doorverwijzing naar consulten.

Bij NOK Clinics werd HubSpot aanvankelijk gebruikt voor enkel en alleen de marketing. Gaandeweg ontdekten ze dat het platform veel meer mogelijkheden bood dan verwacht en dat het goed aansloot bij hun werkwijze. Hierdoor besloten ze om steeds meer activiteiten binnen HubSpot onder te brengen. Dit zorgde ervoor dat ze niet alleen hun CRM en marketingactiviteiten integreerden, maar ook operationele en wervingsprocessen van cliënten die daardoor efficiënter beheerd kunnen worden. De belangrijkste voordelen hiervan waren:

• Inzicht en overzicht: Alle interacties en contactmomenten op één centrale plek, inclusief inzicht in waar cliënten in het proces afhaken en om welke redenen, zodat marketingactiviteiten hierop kunnen worden aangescherpt.
• Gebruiksvriendelijkheid: HubSpot is toegankelijk voor verschillende teams, van management tot de zorgcöordinator.
• Efficiëntie: Door automatisering werd het administratieve proces verbeterd en werd er minder handmatig werk vereist.
• Geoptimaliseerde routing en toewijzing: Het proces voor het toewijzen van cliënten aan de juiste locaties en zorgcoördinatoren is sterk verbeterd, wat resulteert in een efficiëntere cliëntenervaring.

Door deze aanpak kon NOK Clinics stap voor stap wennen aan de nieuwe manier van werken, zonder de organisatie te veel te belasten.

De implementatie begon met de CRM-functionaliteit, gevolgd door landingspagina’s en social media-integraties. Dit zorgde ervoor dat basisgegevens correct werden geregistreerd en marketinginspanningen beter konden worden gemonitord. Naarmate de organisatie verder vertrouwd raakte met HubSpot, werden aanvullende functies geïntegreerd. De meest impactvolle toevoegingen waren:

• Mailflow automation, waarmee communicatie met contacten op een gestructureerde en geautomatiseerde manier werd opgezet.
• Review flow, die het verzamelen en analyseren van feedback versimpelde.
• Advertentiebeheer voor Google en social media, waardoor campagnes efficiënter konden worden beheerd en beter meetbare resultaten opleverden.
• Websitebeheer en contentcreatie, waarmee alle content en pagina-updates binnen hetzelfde platform beheerd konden worden.
• Ondersteuning voor zorgcoördinatoren, zodat zij contact kunnen onderhouden met leads en hen een zo goed mogelijk zorgproces kunnen bieden.

Door deze gefaseerde aanpak kon NOK Clinics de mogelijkheden van HubSpot optimaal benutten zonder hun dagelijkse processen te verstoren. Elk nieuw onderdeel werd geïntroduceerd op basis van directe behoeften en groeimogelijkheden, wat zorgde voor een vloeiende overgang.

De overstap naar HubSpot had direct zichtbare impact. Leadnurturing werd geautomatiseerd, waardoor aanvragen beter werden opgevolgd en er minder handmatig werk nodig was. Management kreeg real-time inzicht in patiëntstromen en campagnes, wat hen hielp om strategische beslissingen sneller en beter onderbouwd te nemen. Daarnaast werd het contact met patiënten verbeterd, doordat aanvragen sneller en gestructureerder werden verwerkt. Dit resulteerde in een hogere efficiëntie binnen de front-office.

Hoewel sommige locaties het systeem sneller omarmden dan anderen, zorgde de stapsgewijze implementatie ervoor dat iedereen geleidelijk kon wennen aan de nieuwe werkwijze. Het veranderingsproces ging echter gestaag door, met een steeds sterkere integratie van HubSpot binnen de organisatie.

Daarnaast is ook de routing van cliënten naar locaties en de toewijzing van de juiste zorgcoördinator aanzienlijk verbeterd, waardoor dit proces nu veel efficiënter verloopt. Bovendien biedt HubSpot per vestiging inzicht in het aantal leads dat cliënt wordt, welke behandelingen populair zijn en waarom cliënten eventueel afhaken. Deze inzichten stellen NOK Clinics in staat om hun marketingstrategieën en zorgaanbod per locatie te optimaliseren.

Nu de basis staat, kijkt NOK Clinics naar verdere optimalisatie van HubSpot. De volgende stappen richten zich op aftercare via social media, volledig beheerd binnen HubSpot, en het verder automatiseren van patiëntinteracties om een meer gepersonaliseerde ervaring te bieden. Daarnaast blijft de organisatie advertentiecampagnes uitbreiden en verfijnen, waarbij gebruik wordt gemaakt van diepgaandere data-analyse om conversies te verhogen en marketinginspanningen te optimaliseren.

De gefaseerde implementatie van HubSpot bij NOK Clinics heeft geleid tot meer inzicht, efficiëntie en betere samenwerking tussen afdelingen. Door stap voor stap functionaliteiten toe te voegen, kon de organisatie profiteren van de voordelen zonder hun werkwijze abrupt te veranderen. Het resultaat is een toekomstbestendig, schaalbaar systeem waarin alle contactgegevens en processen centraal beheerd worden. Met HubSpot als geïntegreerde oplossing is NOK Clinics klaar om verder te groeien en hun dienstverlening continu te verbeteren.