Bekijk de 10 Tips bij een SharePoint implementatie!

Sharepoint implementeren? Bekijk de tips over het implementeren van SharePoint. Deze tips bieden kort en bondig informatie over de belangrijkste aandachtspunten bij een Sharepoint implementatie.
 

1. Ontwikkel een visie voor de SharePoint installatie

Denk na over de juiste inzet van het platform. SharePoint software biedt meer tools dan de meeste bedrijven gebruiken. Het is dus van belang dat duidelijk wordt hoe SharePoint word geïnstalleerd in de organisatie en pas daarna het systeem vanuit die gedachte op te zetten.
 

2. Schrijf een business case voordat je overgaat tot een SharePoint implementatie

Door de SharePoint visie al duidelijk op papier te hebben, komt er ook een beter beeld over de infrastructuur. Door een duidelijke business case te definiëren, krijgt het project volwaardige aandacht en biedt het meetinstrumenten. Het verschil tussen business case en visie is; de visie is de context, het ideaal terwijl de business case een praktische vertaling hiervan is.
 

3. Een strakke besliscultuur tijdens de SharePoint implementatie 

Aan het begin van een SharePoint implementatie dient duidelijk te worden gemaakt wie de besluitvormers zijn en wie waarover het laatste woord heeft. Dit voorkomt onduidelijkheid en lange welles-nietes discussies over functionaliteit. Er zijn veel zaken waar meningen uiteen zullen lopen bij het implementeren van SharePoint, dit is een feit. Het aanstellen van duidelijke besluitvormers is een goede oplossing voor deze vertraging.
 

4. Zoek binnen de organisatie een sponsor(afdeling) die draagvlak creëert bij de rest van de organisatie voor een SharePoint installatie

Deze sponsor fungeert als een pilot voor de SharePoint implementatie. De positieve resultaten zorgen ervoor dat de rest van de organisatie sneller de overstap zal maken. Eventuele problemen kunnen dan op kleinere schaal worden opgelost en hebben dus een kleine impact tijdens het implementeren van SharePoint.
 

5. Implementeren van SharePoint: zorg voor een eigen SharePoint organisatie bestaande uit contentaandragers, redacteurs, distributeurs etc.

SharePoint is een uitgebreid pakket dat veel mogelijkheden biedt. Het is daarom van belang dat er in de organisatie mensen aanwezig zijn die kennis hebben van het systeem. Door deze tijdens de implementatie aan te wijzen, kunnen zij wennen aan het nieuwe systeem en zal het draagvlak worden vergroot.
 

6. Maak gebruikertypen en –profielen voor en tijdens de SharePoint implementatie zodat de juiste informatie bij de juiste personen terecht komt.

Dit sluit ook aan bij de vorige tip. Zodra duidelijk is welke mensen voornamelijk als beheerder met een SharePoint website in aanraking zullen komen, is het belangrijk dat deze mensen ook van de juiste informatie worden voorzien. 

7. Creëer tijdens een SharePoint implementatie procedures en processen voor contentontwikkeling, publicatie en administratie

Een veelvoorkomend scenario is dat na invoering er een wildgroei ontstaat van Sharepoint websites en verzamelingen documenten van groepen mensen die zonder al te veel kennis van richtlijnen nieuwe vormen van samenwerking uitproberen. Zorg dus voor structuur met procedures en processen op het gebied van contentontwikkeling, publicatie en administratie.
 

8. Bouw een open en veilige portal infrastructuur tijdens de SharePoint installatie

SharePoint is niet alleen een applicatie voor samenwerking, maar is ook een ontwikkelplatform voor mensen binnen en buiten de IT-afdeling, dat ze gebruiken om intranetten, externe portals, elektronische formulieren, workflows en zelfs dashboards te bouwen. SharePoint staat dus open voor iedereen. Maar door middel van een fijnmazige autorisatiestructuur is  het mogelijk om een veilige portal infrastructuur op te zetten, door ongewenste gebruikers af te schermen van de portal.
 

9. Implementeer belangrijke businessprocessen binnen de SharePoint portal

Zoals bij de vorige tip al aangegeven: SharePoint software is veel meer dan alleen een applicatie om samen te werken. Implementeer daarom belangrijke businessprocessen binnen de portal, zodat uw medewerkers alles binnen handbereik hebben en dus efficiënter kunnen werken.
 

10. Ververs de content en blijf verbeteren: houd het dynamisch!

Niemand houdt van informatie die gedateerd en dus niet meer up-to-date is. Door duidelijke procedures en processen in te richten voor contentontwikkeling en publicatie, waarborgt u de content op de website en blijft het dynamisch en interessant om bij te houden. 

Meer weten over SharePoint implementatie en SharePoint installatie? Bekijk ook eens een van deze onderwerpen:

SharePoint
SharePoint training
SharePoint specialist
 

Wilt u meer informatie over SharePoint en de mogelijkheden van een SharePoint implementatie?

Vul het contactformulier in en één van onze Sharepoint specialisten neemt spoedig contact met u op!